Как спланировать гала-ужин: полный контрольный список

Планирование Вечеринки

Мне нравится помогать людям планировать и готовиться к важным событиям и вечеринкам.

При правильной подготовке мероприятие по сбору средств может иметь ошеломляющий успех.

Бекки Фантэм через Unsplash; Канва

Что такое гала-ужин?

Гала-ужин, как правило, представляет собой полуофициальную вечеринку для взрослых, включающую ужин, танцы и аукцион или лотерею. Обычно гала-концерт организует организация, часто некоммерческая, с целью накормить и развлечь своих спонсоров и избирателей, а также собрать деньги для своей организации в социальной среде.

В идеальном мире планирование сбора средств или гала-ужина было бы легким делом. Щедрые спонсоры оплатят всю вашу еду, развлечения и проживание, в то время как ваши гости будут более чем готовы участвовать в торгах на аукционах и делать пожертвования на ваше дело. К сожалению, планирование гала-мероприятия в реальном мире требует немалой подготовки. Чтобы спланировать идеальный гала-ужин, вам нужно найти спонсоров и волонтеров, создать тему и приглашения, а также заказать еду и развлечения. Эффективное выполнение этих шагов может творить чудеса. В этой статье описаны некоторые важные шаги и требования, которые имеют решающее значение для правильного планирования гала-концерта.

12-шаговый контрольный список для гала-планирования

1. Обрисуйте свою цель
2. Анализ затрат
3. Установить цену билета
4. Выберите свои методы сбора средств
5. Получить спонсорство
6. Выберите место
7. Определите, какой будет ваша тема
8. Приготовьте еду и напитки
9. Создайте свои приглашения
10. Планируйте мероприятия и заказывайте развлечения
11. Украсьте свое место
12. Ищите волонтеров

1. Обрисуйте свою цель

Знание того, чего вы хотите достичь с помощью своего мероприятия, поможет вам и вашей команде спланировать его соответствующим образом. Стоимость планирования гала-вечера по сбору средств может быть очень высокой, поэтому важно заручиться поддержкой вашего дела и вызвать интерес в сообществе.

Первым шагом в процессе планирования должна быть постановка цели для вашей организации, определение того, кто/что выиграет от сбора средств, и определение того, какую поддержку гости могут ожидать своими аукционными ставками и пожертвованиями.

Прежде чем бронировать место и развлечения, вам нужно обозначить цель вашего мероприятия и составить бюджет.

Келли Сиккема через Unsplash

2. Анализ затрат

Прежде чем действительно начнется процесс планирования, ваша организация должна определить сумму доступного начального капитала. График гала-планирования будет отличаться в зависимости от мероприятия, но общие сборы включают еду, напитки, аренду зала, рекламу, аудио- и видеооборудование, предметы для аукциона и другие расходы.

Отслеживание того, сколько денег вы тратите и сколько вам нужно, чтобы получить прибыль, является ключевым компонентом для создания точного бюджета. В конце концов, цель гала-концерта — собрать деньги, а не потратить их! Тем не менее, вам, конечно, придется потратить значительную сумму авансом, чтобы спланировать и организовать мероприятие по сбору средств. Если все пойдет хорошо, вы покроете свои расходы и у вас останется много новых средств для вашего дела.

3. Установите цену билета

После того, как вы определили количество гостей, которых хотите посетить, установите цену для каждого билета. Место, меню и стоимость мероприятия следует учитывать при определении цены входного билета. В дополнение к обычным билетам не забудьте предложить ограниченное количество VIP-пропусков, доступных по более высокой цене, чтобы предложить VIP-посетителям специальные привилегии во время мероприятия. Продажа билетов — отличный способ собрать дополнительные деньги для вашего дела.

4. Выберите свои методы сбора средств

Планирование гала-мероприятия вращается в первую очередь вокруг сбора денег, поэтому рассмотрите различные методы сбора средств. Сторонники вашей организации будут рады пожертвовать деньги, но также полезно проводить другие мероприятия для гостей, в которых могут принять участие. Некоторые способы сбора дополнительных средств включают проведение лотереи или тихого аукциона, продажу закусок, продажу рекламных возможностей и разделение продаж. с поддерживающими компаниями. Обязательно придумайте как можно больше идей, чтобы собрать деньги для организации или сделать так, чтобы ваш гала-ужин поддерживал.

5. Получить спонсорство

Если у вашей организации нет огромного стартового капитала, вашему мероприятию, скорее всего, потребуется поддержка спонсоров. Предлагая рекламу и другие льготы определенным предприятиям, вы можете получить необходимые товары по доступной цене.

Обращение к спонсорам потребует от вас использования каждой части вашей существующей сети, установления долгосрочных деловых отношений и установления симбиоза с участвующими организациями. Местные рестораны могут предоставить вам дешевое или бесплатное место для проведения вашего мероприятия и обеспечения ваших гостей едой и напитками. Развлекательные мероприятия также могут спонсироваться в виде местных артистов, выступающих со скидкой, или более крупных мероприятий, оплачиваемых вашими спонсорами. Если вы планируете запланировать такие мероприятия, как лотерея или аукцион, спонсоры также могут пожертвовать призы для вашего мероприятия.

Место, которое вы выбираете, должно зависеть от количества гостей, которых вы приглашаете, вашей темы и того, какие развлечения вы планируете устроить.

6. Выберите место

Место проведения будет играть большую роль в процессе планирования, поэтому важно тщательно изучить варианты и выбрать хорошее место, которое сможет с комфортом разместить максимальное количество посетителей, включая поставщиков развлечений и питания.

Обстановка должна быть стильной и позволять людям свободно общаться. Если ваше место передается в дар, может потребоваться некоторое планирование, чтобы соответствовать вашим потребностям, поэтому тщательно обдумайте любые корректировки, которые вам, возможно, придется внести, прежде чем украшать. Ваши украшения должны соответствовать одежде гостей и вашей теме.

7. Определите, какой будет ваша тема

Креативная тема для вашего торжественного мероприятия создаст неповторимую атмосферу для ваших гостей. Будь то бродвей, средневековье, маскарад, Рождество, мореходство или что-то еще, тема может помочь вам в выборе меню, украшений, запланированных мероприятий и дресс-кода.

При планировании тематического мероприятия важно убедиться, что ваши украшения, центральные элементы и развлечения подходят друг другу. В некоторых случаях может возникнуть необходимость связаться с организацией, знакомой с тематическими мероприятиями, чтобы обеспечить правильную презентацию.

Обязательно предоставьте своим гостям разнообразные блюда, так как некоторые посетители могут быть веганами, вегетарианцами, не переносящими глютен или лактозу и т. д.

8. Приготовьте еду и напитки

Походите по магазинам и свяжитесь с различными службами общественного питания, ресторанами и другими заведениями, чтобы узнать, смогут ли они принять ваших гостей. Подумайте, хотите ли вы иметь кассовый бар или открытый бар, и подготовьте меню с вегетарианскими и безглютеновыми блюдами.

Ваше меню должно быть разнообразным, а то, что подавать на гала-ужине, будет зависеть от характера вашего мероприятия, выбранной вами темы и бюджета вашей организации. Вы также можете подумать о том, чтобы персонализировать свою посуду для напитков, чтобы произвести особое впечатление на ваших посетителей.

9. Создайте свои приглашения

Ваше приглашение будет первым, что увидят потенциальные гости, поэтому создание запоминающегося приглашения — важный шаг в планировании вашего мероприятия. Для создания хорошего приглашения требуется точная информация и привлекающая внимание презентация.

Включите такую ​​информацию, как дата, время, место и формальности, а также важные детали, например, кто получит пользу от мероприятия, выбранную тему и запланированные мероприятия. То искусство написания гала-приглашений позволяет вам проявить творческий подход, но также важно, чтобы ваш тон отражал формальность мероприятия.

10. Планируйте мероприятия и заказывайте развлечения

Планирование успешного гала-ужина вращается вокруг бронирования подходящих развлечений и мероприятий, направленных на сбор денег. Свяжитесь с местными площадками и узнайте о возможных живых выступлениях, а также о возможных предметах, которые можно пожертвовать для розыгрыша или тихого аукциона. Обязательно найдите формы развлечения, которые соответствуют вашей теме и которые гости сочтут интересными и уместными.

11. Украсьте место проведения

Один из последних шагов, которые вы предпримете в подготовке к гала-ужину, — это украшение зала. Выберите смелые дополнительные цвета и украсьте в соответствии с выбранной вами темой. Используйте уникальные центральные элементы, произведения искусства и реквизит, чтобы создать визуально ошеломляющую обстановку для ваших гостей и придать вашему мероприятию праздничную атмосферу.

Из-за важности создания уникальной атмосферы может потребоваться помощь в оформлении. Существует множество компаний, которые помогают организаторам мероприятий украшать площадки всех форм и размеров в соответствии с темой и цветовой гаммой. У многих есть шаблоны и материалы, доступные для широкого круга общих тем событий.

12. Ищите добровольцев

После того, как все будет спланировано, вам нужно будет найти людей, которые помогут организовать и поддерживать мероприятие. Используя свою сеть и ресурсы внутри организации и за ее пределами, найдите добровольцев, которые помогут приветствовать гостей, рассадить людей, подать еду и помочь убедиться, что вечер проходит гладко.

Удачи!

Успешный гала-ужин — один из лучших способов заручиться поддержкой вашей организации, но он также требует тщательного планирования и подготовки. Обеспечение того, чтобы все было в порядке до прихода одного гостя, поможет вечеру пройти гладко и представить вашу организацию в профессиональном свете. Сбор средств необходим для развития любого бизнеса или некоммерческой организации, а эффективное управление каждым этапом является ключом к запоминающемуся вечеру.

Этот контент точен и соответствует действительности, насколько известно автору, и не предназначен для замены формальной и индивидуальной консультации квалифицированного специалиста.